В наше время правильное деловое общение - это не так просто. Недостаточно просто уметь грамотно писать на родном языке, нужно знать этикет делового общения. Об этом - в нашей статье.

Особенности деловой переписки

 
 В наше время высоких технологий общение между людьми перешло в плоскость текстовых сообщений. Это не удивительно – отправить электронное письмо или поговорить с человеком с помощью мессенджера сейчас может практически каждый.


Но короткие текстовые сообщения – это неизменное упрощение речи. Поэтому для человека, которые ведет переписку главное – изложить свою мысль в сообщении коротко и ёмко без всяческих излишеств.

Всего существует несколько видов переписок:

  1. Дипломатическая – используется, например при заключении договоров между различными государствами. Большое количество точной информации, поскольку главное – чтобы собеседник (возможно другой культуры) вас понял и смог ответить на ваше предложение или просьбу.
  2. Административная – происходит внутри структуры власти, между главами различных органов или представителей.
  3. Деловая – в деловой переписке участвуют бизнесмены. Характер – официальный или полуофициальный.
 

Сегодня мы как раз говорим о том, как правильно осуществлять деловую переписку.

Другое название деловой переписки – коммерческая. Раньше, когда технологии были не на таком уровне, переписка между главами фирм могла идти месяцами, так как использовались устаревшие способы передачи данных, то сейчас можно связаться практически с любой точкой мира. Например, если у вас есть заработок в интернете, то вы можете осуществлять свою деятельность из любой точки земного шара и вести деловую переписку с любым нужным вам человеком.

Сейчас люди крайней редко пользуются почтой, чтобы отправлять друг другу письма. Их заменила электронная почта и факс.

Деловая переписка, виды деловых писем:

Существует 2 вида деловых писем:экономические и коммерческие. Экономические помогают разрешить, например, проблемы с правовыми вопросами. Коммерческие же позволяют управлять различными запросами, то есть коммерческими документами.

Не нужно думать, чтоделовые письма -  все одинаковые. Разные деловые письма подходят под разные ситуации. Деловое письмо к примеру может не предполагать ответа, например, если вы отправляете какую-либо квитанцию. Также письма могут различаться количество людей, которые получат его.

Но у деловых писем есть общая структура, которую нужно выдерживать.

 

 

Структура текста делового письма:

  1. Тема – выберите ключевые слова, которые привлекут внимание собеседника. Если это коммерческое предложение, то правильно выбранная тема – это большая вероятность того, что предложение будет прочитано и рассмотрено.
  2. Приветствие. Некоторые советуют обращаться к человеку по имени. Скорее это будет в плюс – с помощью персонального подхода вы сможете расположить собеседника к себе, а значит на какую-то долю процента он будет вам больше доверять. Ну и естественно нельзя сразу расписывать как все хорошо и замечательно без приветствия – большая часть адресатов просто закроет такое письмо
  3. Вступление. Обычно в этой части люди пишут о себе какую-либо краткую информацию. Просто опишите себя 1-2 словосочетаниями, чтобы собеседник приблизительно мог понимать, о чем дальше пойдет разговор.
  4. Суть. Здесь очень важно не перегружать собеседника. Не используйте сложные термины и определения, не нужно строить длинные тяжело читаемые предложения – всё должно читаться легко и быстро усваиваться адресатом.
  5. Заключение. Тоже важная часть, где вы подводите черту под вашим письмом. Обязательно оставляйте свои координаты, чтобы собеседник мог с вами связаться.

Теперь поговорим о значимых моментах и ошибках, которые совершают новички.

  • Обращайтесь к человеку на «Вы»
  • Не используйте в деловой переписке различные скобки, смайлики и т.д.
  • Используйте полные формы слов, не нужно увлекаться сокращениями
  • Не заполняйте ваше письмо мусором. Да, вы можете прикреплять файлы, если того требует ситуация, но ваше письмо также должно быть лаконичным и не перегружать собеседника лишней информацией.

И помните, что у настоящих деловых людей очень мало времени, а значит вы действительно должны их зацепить своим письмом. Поэтому к написанию стоит подойти очень серьезно. Как говорится, что читается легко, то пишется с большим трудом.

Эти несложные правила деловой переписки помогут вам достичь успеха в этом нелегком виде общения с деловыми людьми!

Читайте также: 7 простых действий, чтобы почувствовать себя значимым

Тип статьи:
Авторская
Обратная связь:
Обратная связь
Нравится
Не нравится
23:40
RSS
Нет комментариев. Ваш будет первым!

Авторизация